De term workforce management (WFM) wordt de laatste jaren steeds vaker gebruikt op de werkvloer. Maar wat houdt WFM precies in? Het werd gebruikt om de tijdregistratie en planning van werknemers te beschrijven.
Tegenwoordig wordt workforce management gezien als een proces dat bedrijven gebruiken hun time management te verbeteren, personeelsprognoses te maken, naleving van regelgeving te waarborgen en kwantitatieve gegevens te verzamelen over de vaardigheden van werknemers, opleiding en diverse andere onderwerpen. Je kan hier meer over lezen in onze workforce management blog.
Drie belangrijke aspecten van Workforce Management
Workforce Management richt zich op drie belangrijke aspecten: klanttevredenheid, medewerkerstevredenheid en efficiëntie. Deze aspecten zijn cruciaal voor elk bedrijf, waardoor WFM van toegevoegde waarde is voor elke organisatie.
- Klanttevredenheid
Tevreden klanten krijg je niet enkel door een goede bereikbaarheid. Hoewel dit nog steeds een noodzakelijke voorwaarde is, willen klanten ook snel en efficiënt geholpen worden door medewerkers met de juiste vaardigheden. Workforce management is verantwoordelijk voor het maken van een juiste prognose van hoeveel klanten wanneer en via welk kanaal zullen worden benaderd. Een goede planning zorgt ervoor dat de juiste medewerker met de vereiste kennis en vaardigheden beschikbaar is. - Medewerkerstevredenheid
De ontevredenheid onder het personeel heeft vaak te maken met roosters (balans tussen werk en privé) en management. Ontevreden werknemers verlaten eerder het bedrijf, wat kan leiden tot extra kosten en kwaliteitsverlies. Om dit tegen te gaan zoeken steeds meer organisaties naar nieuwe oplossingen zoals het invoeren van zelfroosteren. De tevredenheid neemt daardoor aantoonbaar toe. - Efficiëntie
De belangrijkste doelstelling van WFM is een maximaal rendement te halen uit de beschikbare capaciteit. Dit wordt verwezenlijkt door vraag en aanbod op elkaar af te stemmen en overcapaciteit tot een minimum te beperken. Dit draagt bij tot tevreden werknemers die langer blijven, waardoor de opleidings- en aanwervingskosten dalen.
Hoe Workforce Management werkt
Veel van de dagelijkse HR-taken zijn repetitief en tijdrovend. Het is dan ook niet meer dan logisch om een softwarepakket te gebruiken voor planning- en payroll taken. Het workforce management is inmiddels uitgegroeid tot een complex geheel van onderling verbonden processen.
Effectief Personeelsbeheer
Een organisatie beschikt over personeel dat nodig is om haar strategische doelstellingen te bereiken. Effectief personeelsbeheer houdt in dat de beschikbare vaardigheden en capaciteiten ten volle worden benut. Een workforce management systeem slaat de vaardigheden en opleidingen van alle medewerkers op. Deze kunnen werkgevers gebruiken voor evaluaties, het bijwerken van opleidingen en gerichte coaching.
Workforce Planning
Ervoor zorgen dat de juiste persoon op het juiste moment op de juiste plaats is om de werkzaamheden uit te voeren is een andere essentiële functie van workforce management. Veel WFM-systemen hebben functies die dit proces helpen automatiseren door rekening te houden met alle personele variabelen, waaronder vakantie, verlof en andere zaken. Het verwerken van verlofaanvragen en het bijhouden van verlofsaldi zijn ideale taken voor software automatisering.
Workforce Forecasting
Workforce management omvat tevens het voorspellen van de behoefte aan personeel. Zo weet men bijvoorbeeld dat extra personeel meestal seizoensgebonden is of dat voor een toekomstig project specifieke vaardigheden nodig zijn. Budgettering is ook nodig om te beslissen of de organisatie aan de prognose eisen kan voldoen.
De voordelen van Workforce Management
Beter plannen op piekmomenten, productiviteit verbeteren, betrokkenheid & tevredenheid van medewerkers vergroten; dit alles is mogelijk dankzij workforce management software, en meer.
HR-experts zijn het erover eens dat de voordelen van een effectief workforce management systeem veel groter zijn dan de tijd en moeite die het kost om het op te zetten, vooral voor organisaties met werknemers op uurbasis.
Werkgevers kunnen hun workforce optimaliseren door een WFM te gebruiken om inzicht te krijgen in productiviteit, betrokkenheid, bekwaamheid en ervaring. Verbeterde productiviteit, lagere loonkosten, betere klantenservice en betere personeelsplanning behoren tot de vele genoemde voordelen.